Содержание:
- Вход в личный кабинет intra.tatar.ru
- Регистрация входящих документов
- Основные разделы
- Служба поддержки
- Преимущества пользования
Вход в личный кабинет
Пользователь осуществляет вход на портал Intra.tatar.ru через браузер Internet Explorer, используя персональный пароль и авторизуясь под своей фамилией:
- Открыть браузер Internet Explorer с адресной строкой intra.tatar.ru
- На открывшейся странице «внутреннего контура» выбрать из выпадающего списка организацию, ФИО сотрудника, ввести пароль.
- Нажать «вход» или «enter».
- Откроется стартовая страница, где необходимо нажать на поле «Электронный документооборот». Пользователь попадет на страницу «Единая система электронного документооборота».
Таким образом, сотрудник попадает в личный кабинет на сайте, где ему предоставлен доступ к электронным документам и иной информации, имеющими непосредственное отношение к конкретной правительственной организации и подведомственному отделу.
В основном разделе портала ведется весь электронный документооборот: получение, отправка, передача, пересылка, систематизация, регистрация и хранение документов.
Регистрация входящих документов
Получив по электронной почте документ, делопроизводитель должен зарегистрировать его в системе, прежде чем тот уйдет к адресату. Это выполняется следующим образом:
- Выбрать группу «входящие», нажать «новый документ», заполнить входящие реквизиты. Система автоматически присвоит документу входящий номер и отобразит дату регистрации, которую можно поменять вручную.
- Указать Ф. И. О. адресата через функцию выбора фамилии, а также данные отправителя через аналогичную функцию.
- Заполнить исходящие реквизиты: номер, дату отправки, автора документа.
- Внести дополнительные реквизиты: количество (листов, приложений, экземпляров), вид документа и доставки, тип документа, краткое содержание и примечание. При этом система автоматически отобразит статус документа и место регистрации с данными создавшего его пользователя.
- Все особые отметки, такие как «срочный», «для передачи вручную», «для служебного пользования» также можно внести в реквизиты, при этом последняя отметка скроет документ от тех, кому он не предназначен.
- Когда все реквизиты заполнены, нажимается кнопка «сохранить +», дополнительно выбирается следующее действие («просмотр», «резолюция», «список», «реквизиты»).
Основные разделы
- Документы в работе. Подраздел содержит новые документы (недавно поступившие), документы на рассмотрении (без резолюции и отметок) и рассмотренную документацию (с внесенной резолюцией).
- Документы для согласования. Подраздел включает 4 вида электронных документов: неоткрытые ожидающие согласования (вкладка «новые поступившие»); просмотренные и ожидающие согласования (вкладка «в работе»); подготовленные к отправке (вкладка «я готовлю к отправке»); вернувшиеся на доработку (вкладка «вам вернули на доработку»).
- Контрольные документы. В блок включены две части документации, с обозначенными сроками исполнения: для сотрудника и по обращениям граждан. Просроченные документы или документы с истекающим сроком выделены красным цветом.
Служба поддержки
Далеко не всегда новым пользователям удается самостоятельно справиться с выполнением последовательных действий и получить нужный результат. В таких ситуациях проще всего обратиться в службу технической поддержки, позвонив по номеру: 299-52-21.
Обращаться в Службу можно в рабочие дни недели с 8 часов утра до 20 часов вечера. В субботу звонки принимаются с 8 до 14 часов.
Преимущества пользования
- На портале intra.tatar.ru можно работать с документами любого типа, такими как постановления, уставы, заявления граждан, отчеты, корреспонденция, деловая переписка между организациями и другое. При этом, все важные документы оперативно будут обрабатываться и переходить на следующий этап.
- Главное преимущество электронного документооборота — это систематизация важной документации, а также безопасность данных, конфиденциальность любой информации.
- Принцип поэтапной обработки каждого документа обеспечивает не только скорость рассмотрения и принятия решения по нему, но и исключает возможность потери документа. Электронный документооборот ускоряет взаимодействие между разными отделами организации и ее сотрудниками.
- Сохранность важной информации и надежность ее передачи — значительное преимущество перед системой документооборота на бумажных носителях.